Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van de gemeente. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod.
WAT IS EEN EVENEMENT? IN WELKE GEVALLEN IS EEN AANVRAAG NODIG?
Is één van onderstaande criteria van toepassing op je evenement, dan ben je verplicht om het evenementenformulier in te vullen:
- Het evenement vindt plaats op straat, op een plein, ... Er wordt gebruik gemaakt van de openbare weg. Er is dus met andere woorden impact op de omgeving en de mobiliteit.
- Je organiseert een buurtfeest.
- Je evenement kan parkeerproblemen of verkeersdrukte met zich meebrengen.
- Er worden meer dan 50 bezoekers verwacht in openlucht.
- Er zijn veiligheidsrisico's
- gebruik van vuur (BBQ, vuurkorf, fakkels, kookvuren,...), of
- er is een tent is of aaneengeschakelde tenten met een oppervlakte groter dan 100m² waar bezoekers zijn toegelaten, of
- er wordt gebruik gemaakt van een of meerdere opblaasbare structuren, of
- er worden eetstanden of kramen opgezet, of
- er is een podium of lichtoren is.
- Het evenement heeft een impact op het milieu: je wenst muziek te spelen waardoor je een geluidsafwijking nodig hebt of jouw evenement veroorzaakt veel extra afval.
- Je wil bewegwijzering of reclameborden plaatsen voor jouw evenement op de openbare weg
Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet aangevraagd worden.
HOE AANVRAGEN
Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het online evenementenformulier in. Het formulier is zo opgebouw dat je alleen die onderdelen dient in te vullen die van toepassing zijn. Met dit formulier doe je ook alle noodzakelijke aanvragen in één beweging. (! indien er advies nodig is van de brandweer moet dit via een apart online formulier gebeuren, in het evenelentenformulier wordt hier op de juiste plaats naar verwezen). Met het evenementenformulier kan je gelijktijdig ook materiaal reserveren van de uitleendienst en een aanvraag doen voor subsidie voor een buurtfeest.
TIMING
Doe je aanvraag tijdig, minstens 6 weken vooraf. Voor grotere evenementen, doe je dit best minstens 3 maanden op voorhand. Op deze manier hebben onze diensten de tijd om zich te informeren, adviezen in te winnen en de nodige vergunningen op te maken. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Bierbeek
OPGELET!
Alle tijdelijke inrichtingen en evenementen, ongeacht hun grootte en de toegangswijze (vrij of niet), zijn onderworpen aan dit het zonale evenementenreglement. (cf. bijlage hieronder brandveiligheid evenementen)
BEWONERSBRIEF
Met een bewonersbrief breng je als organisator van een evenement de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden (vb. toegankelijkheid, parkeren, geluidshinder, ...) vooraf op de hoogte.
Je vindt een voorbeeldbrief in de bijlage. Gebruik dit document als basis voor je bewonersbrief.
In deze bewonersbrief vermeld je duidelijk:
- het programma van het evenement met data en start- en einduur
- verkeersregelingen: parkeerverbod, verkeersvrije straten, omleidingen, ...
- geluidshinder
- contactgegevens van de verantwoordelijk (naam en gsm) die bereikbaar is tijdens het evenement en die kan informeren over het evenement
Bezorg deze brief tijdig aan de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden. De inhoud van de brief moet overeenstemmen met de gegevens die je verkreeg in de evenementenvergunning.
